|
Вид публикации: Статья Год: 1999 Целевое назначение: Научное Автор(ы): Михайлов С.И., к.т.н. / Черкасов Ю.Н., к.т.н. Статус: завершенный Наименование: СТРУКТУРА ИНФОРМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА (ИСД) ПРЕЗИДИУМА РАСХН Адрес сайта (страницы): http://www.agroacadem.ru Объем (п.л.): 5 страниц Формат: электронная PDF-файл: http://www.viapi.ru/download/2015/8996.pdf |
Михайлов С.И., к.т.н.; Черкасов Ю.Н., к.т.н.
СТРУКТУРА ИНФОРМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА (ИСД) ПРЕЗИДИУМА РАСХН
Предлагаемая структура информационного и технологического обеспечения ИСД Президиума РАСХН является типовым элементом структуры единой системы информатизации агронауки на уровне Президиума РАСХН.
СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ СИСТЕМЫ
В соответствии с типами входных документов и технологией их обработки разработана структура информационной базы системы, логическая схема и взаимосвязи которой представлены на рис.1. Состав информационной базы включает следующие совокупности наборов данных:
- оперативная БД;
- нормативная БД;
- архивная БД;
- итоговая БД.
|
Оперативная |
Архивная |
Нормативная |
Итоговая |
|
Входящие документы |
Входящие документы |
Территории Корреспонденты Исполнители Виды документов Вид деятельности |
|
|
Исходящие документы |
Исходящие документы | ||
|
Организационо-распорядительные |
Организационно-распорядтельные |
Рис.1. Структура информационной базы
Оперативная БД включает в себя базу входящих документов, базу исходящих документов и базу организационно-распорядительных документов. В оперативной БД регистрируются и обрабатываются входящие документы, поступающие в адрес руководства Президиума РАСХН, исходящие и организационно-распорядительные за подписью руководства Президиума РАСХН.
К оперативной БД для регистрации и работы с документами имеют доступ следующие подразделения в соответствии со своими приоритетами доступа:
- Президент РАСХН и вице-президенты;
- Руководители подразделений Президиума РАСХН;
- Секретариат;
- Инспекция;
- Экспедиция.
Архивная БД предназначена для хранения карточек исполненных документов, не относящихся к текущему году (за предыдущие календарные годы). Инициирование режима переноса информации в архивную БД осуществляется администратором системы. Оперативная БД логически связана (т.е. передает информацию) с итоговой БД, которая предназначена для хранения статистических данных, Формируемых в процессе регламентных обработок информации оперативных БД. Итоговая БД используется для формирования статистических и аналитических сводок по различным аспектам и в сравнении с предыдущими периодами. Работы по занесению информации в итоговую БД и получение справок выполняются администратором системы. Нормативная БД предусмотрена для уменьшения трудоемкости ввода, сокращения количества ошибок и минимизации хранимой в БД информации. В состав нормативной БД включены следующие справочники:
- типы документов;
- корреспонденты;
- виды деятельности;
- исполнители;
- номенклатура дел;
- территории.
К работам по ведению нормативной БД имеет доступ только администратор системы.
Итоговая БД предназначена для формирования и длительного хранения информации об объемах и видах документов, поступивших в Президиум РАСХН в различные периоды времени.
Итоговая БД состоит из двух файлов:
- БД по подразделениям;
- БД по корреспондентам и видам документов.
В соответствии с технологией обработки и схемой движения документов, принятой в Президиуме РАСХН в системе ИСД реализованы следующие основные подсистемы:
- подсистема регистрации и работы с документами;
- подсистема контроля исполнительской дисциплины;
- подсистема поиска документов;
- подсистема администратора БД.
Технологический процесс формирования электронной учетной карточки для входящих (правительственных и неправительственных) документов совпадает с аналогичным процессом для исходящих документов. Отличия состоят в структуре номера документа и в форматах регистрационной карточки, связанных с отсутствием или наличием отдельных полей документа. В технологическом цикле обработки документов выделены следующие операции:
- регистрация документа;
- корректировка документа;
- корректировка резолюции и списка исполнителей;
- переадресация документа;
- удаление/восстановление документа;
- оперативные сводки.
Технологические операции соответствуют схеме прохождения документов:
- регистрация и корректировка в Секретариате Президиума РАСХН (режим "регистрации/корректировки");
- отслеживание движения документа по инстанциям (режим "переадресации");
- формирование полного текста резолюции и списка исполнителей по мере прохождения документа по инстанциям (режим "корректировка резолюции и списка исполнителей").
Структура регистрации номера входящего документа включает:
- код подразделения (Секретариата);
- код группы корреспондента;
- регистрационный порядковый номер;
- дата.
Структура регистрации номера исходящего документа включает:
- код подразделения (Секретариата);
- код группы корреспондента;
- регистрационный порядковый номер;
- код исполнителя;
- дата.
При работе с входящими правительственными документами предоставляется возможность работы со следующими реквизитами:
- тип документа;
- корреспондент;
- подписал;
- номер и дата (исходящий);
- номер и дата (документ пришел на наш исходящий);
- номер и дата (ссылочных документов);
- территория;
- краткое содержание документа;
- поручение Президиуму;
- вид деятельности;
- резолюция;
- исполнители (список);
- текущий исполнитель;
- даты направления и возврата документов (для исполнителей);
- чем исполнен документ;
- номенклатура дел.
Значения реквизитов - "тип документа", "корреспондент", "территория", "вид деятельности", "исполнители" , "номенклатура дел" определяются при помощи справочников-классификаторов для сокращения количества ошибок при вводе.
Состав реквизитов для входящих неправительственных документов имеет некоторые отличия: нет поля "Поручения Президиуму", нет поля "Подготовлен во исполнение".
Режим "Передача другому исполнителю" ("Переадресация") является частью режимов регистрации/корректировки. К нему имеет право доступа только то подразделение, которое этот документ регистрировало. В этом режиме предоставляется возможность работы со следующими реквизитами документа:
- текущий исполнитель;
- даты направления и возврата документов (для исполнителей);
- чем исполнен документ;
- номенклатура дел.
Исполнитель, у которого проставлена дата "документ направлен", но не указана дата "документ возвращен", считается текущим исполнителем. Режим "Корректировка резолюции" предназначен для работы со следующими реквизитами входящих и исходящих документов:
- резолюция;
- исполнители (список) .
Остальные реквизиты служат справочной информацией и могут быть только прочитаны.
В режиме имеют право работать те подразделения, для которых разрешен этот режим. Например, секретари начальников подразделений и т.д.
Текст резолюции можно читать и корректировать. В режиме чтения можно посмотреть весь текст резолюции, при этом Фрагменты резолюции скомпонованы по исполнителям.
В режиме корректировки предусмотрена возможность работы каждого исполнителя только со своим фрагментом.
Список исполнителей составляется на основе справочника - классификатора, порядок исполнителей в списке назначается в соответствии с резолюцией и определяется номерами, проставленными в двух колонках рядом с Фамилией исполнителя. В первой колонке ставится номер для начальников подразделений, во второй колонке ставиться номер для исполнителя.
Ответственным исполнителем считается исполнитель с номером "1-1". До появления исполнителя с номером "1-1" ответственным считается исполнитель с номером "1- ".
Выходными документами подсистемы являются:
- регистрационная карточка документа;
- распечатка резолюции документа;
- распечатка истории переадресации документа;
- распечатка ссылочных документов.
Режим "Удаления/восстановления" позволяет удалить документ:
- по номеру документа;
- по диапазону дат.
При выборе возможности "по диапазону дат" будет выдан список документов, зарегистрированных в этот период . Документ, который надо удалить, должен быть отмечен символом "*". Одновременно можно отметить несколько документов, подлежащих удалению. Удаление ссылок в документах происходит автоматически при удалении документа. Если документ был удален ошибочно, то в этом режиме можно убрать символ "*". Если символ "*" убирается у документа, то он становится доступен пользователю и восстанавливаются все ссылки к документу (станут опять доступны пользователю).
Назад в раздел