Вид публикации: Статья
Год: 1999
Целевое назначение: Научное
Автор(ы): Михайлов С.И., к.т.н. / Черкасов Ю.Н., к.т.н.
Статус: завершенный
Наименование: СТРУКТУРА ИНФОРМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА (ИСД) ПРЕЗИДИУМА РАСХН
Адрес сайта (страницы): http://www.agroacadem.ru
Объем (п.л.): 5 страниц
Формат: электронная
PDF-файл: http://www.viapi.ru/download/2015/8996.pdf


 

Михайлов С.И., к.т.н.; Черкасов Ю.Н., к.т.н.

 

               СТРУКТУРА ИНФОРМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА (ИСД) ПРЕЗИДИУМА РАСХН

 

     Предлагаемая структура информационного и технологического обеспечения ИСД Президиума РАСХН является типовым элементом структуры единой системы информатизации агронауки на уровне Президиума РАСХН.

 

               СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ СИСТЕМЫ

 

     В соответствии с типами входных документов и технологией их обработки разработана структура информационной базы системы, логическая схема и взаимосвязи которой представлены на рис.1. Состав информационной базы включает следующие совокупности наборов данных:

     - оперативная БД;

     - нормативная БД;

     - архивная БД;

     - итоговая БД.

 

Оперативная

Архивная

Нормативная

Итоговая

Входящие документы

Входящие документы

Территории

Корреспонденты

Исполнители

Виды документов

Вид деятельности

 

Исходящие документы

Исходящие документы

Организационо-распорядительные

Организационно-распорядтельные

  

              Рис.1. Структура информационной базы

  

      Оперативная БД  включает в себя базу входящих документов, базу исходящих документов и базу организационно-распорядительных документов. В оперативной БД регистрируются и обрабатываются входящие документы, поступающие в адрес руководства Президиума РАСХН, исходящие и организационно-распорядительные за подписью руководства Президиума РАСХН.

     К оперативной БД для регистрации и работы с документами имеют доступ следующие подразделения в соответствии со своими приоритетами доступа:

     - Президент РАСХН и вице-президенты;

     - Руководители подразделений Президиума РАСХН;

     - Секретариат;

     - Инспекция;

     - Экспедиция.

      Архивная БД  предназначена для хранения карточек исполненных документов, не относящихся к текущему году (за предыдущие календарные годы). Инициирование режима переноса информации в архивную БД осуществляется администратором системы. Оперативная БД логически связана (т.е. передает информацию) с итоговой БД, которая предназначена для хранения статистических данных, Формируемых в процессе регламентных обработок информации оперативных БД. Итоговая БД используется для формирования статистических и аналитических сводок по различным аспектам и в сравнении с предыдущими периодами. Работы по занесению информации в итоговую БД и получение справок выполняются администратором системы.       Нормативная БД  предусмотрена для уменьшения трудоемкости ввода, сокращения количества ошибок и минимизации хранимой в БД информации.      В состав нормативной БД включены следующие справочники:

     - типы документов;

     - корреспонденты;

     - виды деятельности;

     - исполнители;

     - номенклатура дел;

     - территории.

     К работам по ведению нормативной БД имеет доступ только администратор системы.

      Итоговая БД  предназначена для формирования и длительного хранения информации об объемах и видах документов, поступивших в Президиум РАСХН в различные периоды времени.

     Итоговая БД состоит из двух файлов:

     - БД по подразделениям;

     - БД по корреспондентам и видам документов.

                                                                   

                                                                

 

     В соответствии с технологией обработки и схемой движения документов, принятой в Президиуме РАСХН в системе ИСД реализованы следующие основные подсистемы:

     - подсистема регистрации и работы с документами;

     - подсистема контроля исполнительской дисциплины;

     - подсистема поиска документов;

     - подсистема администратора БД.

 

     Технологический процесс формирования электронной учетной карточки для входящих (правительственных и неправительственных) документов совпадает с аналогичным процессом для исходящих документов. Отличия состоят в структуре номера документа и в форматах регистрационной карточки, связанных с отсутствием или наличием отдельных полей документа.      В технологическом цикле обработки документов выделены следующие операции:

     - регистрация документа;

     - корректировка документа;

     - корректировка резолюции и списка исполнителей;

     - переадресация документа;

     - удаление/восстановление документа;

     - оперативные сводки.

     Технологические операции соответствуют схеме прохождения документов:

     - регистрация и корректировка в Секретариате Президиума РАСХН (режим "регистрации/корректировки");

     - отслеживание движения документа по инстанциям (режим "переадресации");

     - формирование полного текста резолюции и списка исполнителей по мере прохождения документа по инстанциям (режим "корректировка резолюции и списка исполнителей").

     Структура регистрации номера входящего документа включает:

     - код подразделения (Секретариата);

     - код группы корреспондента;

     - регистрационный порядковый номер;

     - дата.

     Структура регистрации номера исходящего документа включает:

     - код подразделения (Секретариата);

     - код группы корреспондента;

     - регистрационный порядковый номер;

     - код исполнителя;

     - дата.

     При работе с входящими правительственными документами предоставляется возможность работы со следующими реквизитами:

     - тип документа;

     - корреспондент;

     - подписал;

     - номер и дата (исходящий);

     - номер и дата (документ пришел на наш исходящий);

     - номер и дата (ссылочных документов);

     - территория;

     - краткое содержание документа;

     - поручение Президиуму;

     - вид деятельности;

     - резолюция;

     - исполнители (список);

     - текущий исполнитель;

     - даты направления и возврата документов (для исполнителей);

     - чем исполнен документ;

     - номенклатура дел.

     Значения реквизитов - "тип документа", "корреспондент", "территория", "вид деятельности", "исполнители" , "номенклатура дел" определяются при помощи справочников-классификаторов для сокращения количества ошибок при вводе.

     Состав реквизитов для входящих неправительственных документов имеет некоторые отличия: нет поля "Поручения Президиуму", нет поля "Подготовлен во исполнение".

     Режим "Передача другому исполнителю" ("Переадресация") является частью режимов регистрации/корректировки. К нему имеет право доступа только то подразделение, которое этот документ регистрировало.      В этом режиме предоставляется возможность работы со следующими реквизитами документа:

    - текущий исполнитель;

     - даты направления и возврата документов (для исполнителей);

     - чем исполнен   документ;

     - номенклатура дел.

     Исполнитель, у которого проставлена дата "документ направлен", но не указана дата "документ возвращен", считается текущим исполнителем.      Режим "Корректировка резолюции" предназначен для работы со следующими реквизитами входящих и исходящих документов:

     - резолюция;

     - исполнители (список) .

     Остальные реквизиты служат справочной информацией и могут быть только прочитаны.

     В режиме имеют право работать те подразделения, для которых разрешен этот режим. Например, секретари начальников подразделений и т.д.

     Текст резолюции можно читать и корректировать. В режиме чтения можно посмотреть весь текст резолюции, при этом Фрагменты резолюции скомпонованы по исполнителям.

     В режиме корректировки предусмотрена возможность работы каждого исполнителя только со своим фрагментом.

     Список исполнителей составляется на основе справочника - классификатора, порядок исполнителей в списке назначается в соответствии с резолюцией и определяется номерами, проставленными в двух колонках рядом с Фамилией исполнителя. В первой колонке ставится номер для начальников подразделений, во второй колонке ставиться номер для исполнителя.

     Ответственным исполнителем считается исполнитель с номером "1-1". До появления исполнителя с номером "1-1" ответственным считается исполнитель с номером "1- ".

 

     Выходными документами подсистемы являются:

     - регистрационная карточка документа;

     - распечатка резолюции документа;

     - распечатка истории переадресации документа;

     - распечатка ссылочных документов.

     Режим "Удаления/восстановления" позволяет удалить документ:

     - по номеру документа;

     - по диапазону дат.

     При выборе возможности "по диапазону дат" будет выдан список документов, зарегистрированных в этот период . Документ, который надо удалить, должен быть отмечен символом "*". Одновременно можно отметить несколько документов, подлежащих удалению. Удаление ссылок в документах происходит автоматически при удалении документа. Если документ был удален ошибочно, то в этом режиме можно убрать символ "*". Если символ "*" убирается у документа, то он становится доступен пользователю и восстанавливаются все ссылки к документу (станут опять доступны пользователю).

 



Назад в раздел