![header](/bitrix/templates/test/images/logo.png)
![]() |
|||||||||||||
Михайлов С.И., к.т.н.; Черкасов Ю.Н., к.т.н.
СТРУКТУРА ИНФОРМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА (ИСД) ПРЕЗИДИУМА РАСХН
Предлагаемая структура информационного и технологического обеспечения ИСД Президиума РАСХН является типовым элементом структуры единой системы информатизации агронауки на уровне Президиума РАСХН.
СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ СИСТЕМЫ
В соответствии с типами входных документов и технологией их обработки разработана структура информационной базы системы, логическая схема и взаимосвязи которой представлены на рис.1. Состав информационной базы включает следующие совокупности наборов данных: - оперативная БД; - нормативная БД; - архивная БД; - итоговая БД.
Рис.1. Структура информационной базы
Оперативная БД включает в себя базу входящих документов, базу исходящих документов и базу организационно-распорядительных документов. В оперативной БД регистрируются и обрабатываются входящие документы, поступающие в адрес руководства Президиума РАСХН, исходящие и организационно-распорядительные за подписью руководства Президиума РАСХН. К оперативной БД для регистрации и работы с документами имеют доступ следующие подразделения в соответствии со своими приоритетами доступа: - Президент РАСХН и вице-президенты; - Руководители подразделений Президиума РАСХН; - Секретариат; - Инспекция; - Экспедиция. Архивная БД предназначена для хранения карточек исполненных документов, не относящихся к текущему году (за предыдущие календарные годы). Инициирование режима переноса информации в архивную БД осуществляется администратором системы. Оперативная БД логически связана (т.е. передает информацию) с итоговой БД, которая предназначена для хранения статистических данных, Формируемых в процессе регламентных обработок информации оперативных БД. Итоговая БД используется для формирования статистических и аналитических сводок по различным аспектам и в сравнении с предыдущими периодами. Работы по занесению информации в итоговую БД и получение справок выполняются администратором системы. Нормативная БД предусмотрена для уменьшения трудоемкости ввода, сокращения количества ошибок и минимизации хранимой в БД информации. В состав нормативной БД включены следующие справочники: - типы документов; - корреспонденты; - виды деятельности; - исполнители; - номенклатура дел; - территории. К работам по ведению нормативной БД имеет доступ только администратор системы. Итоговая БД предназначена для формирования и длительного хранения информации об объемах и видах документов, поступивших в Президиум РАСХН в различные периоды времени. Итоговая БД состоит из двух файлов: - БД по подразделениям; - БД по корреспондентам и видам документов.
В соответствии с технологией обработки и схемой движения документов, принятой в Президиуме РАСХН в системе ИСД реализованы следующие основные подсистемы: - подсистема регистрации и работы с документами; - подсистема контроля исполнительской дисциплины; - подсистема поиска документов; - подсистема администратора БД.
Технологический процесс формирования электронной учетной карточки для входящих (правительственных и неправительственных) документов совпадает с аналогичным процессом для исходящих документов. Отличия состоят в структуре номера документа и в форматах регистрационной карточки, связанных с отсутствием или наличием отдельных полей документа. В технологическом цикле обработки документов выделены следующие операции: - регистрация документа; - корректировка документа; - корректировка резолюции и списка исполнителей; - переадресация документа; - удаление/восстановление документа; - оперативные сводки. Технологические операции соответствуют схеме прохождения документов: - регистрация и корректировка в Секретариате Президиума РАСХН (режим "регистрации/корректировки"); - отслеживание движения документа по инстанциям (режим "переадресации"); - формирование полного текста резолюции и списка исполнителей по мере прохождения документа по инстанциям (режим "корректировка резолюции и списка исполнителей"). Структура регистрации номера входящего документа включает: - код подразделения (Секретариата); - код группы корреспондента; - регистрационный порядковый номер; - дата. Структура регистрации номера исходящего документа включает: - код подразделения (Секретариата); - код группы корреспондента; - регистрационный порядковый номер; - код исполнителя; - дата. При работе с входящими правительственными документами предоставляется возможность работы со следующими реквизитами: - тип документа; - корреспондент; - подписал; - номер и дата (исходящий); - номер и дата (документ пришел на наш исходящий); - номер и дата (ссылочных документов); - территория; - краткое содержание документа; - поручение Президиуму; - вид деятельности; - резолюция; - исполнители (список); - текущий исполнитель; - даты направления и возврата документов (для исполнителей); - чем исполнен документ; - номенклатура дел. Значения реквизитов - "тип документа", "корреспондент", "территория", "вид деятельности", "исполнители" , "номенклатура дел" определяются при помощи справочников-классификаторов для сокращения количества ошибок при вводе. Состав реквизитов для входящих неправительственных документов имеет некоторые отличия: нет поля "Поручения Президиуму", нет поля "Подготовлен во исполнение". Режим "Передача другому исполнителю" ("Переадресация") является частью режимов регистрации/корректировки. К нему имеет право доступа только то подразделение, которое этот документ регистрировало. В этом режиме предоставляется возможность работы со следующими реквизитами документа: - текущий исполнитель; - даты направления и возврата документов (для исполнителей); - чем исполнен документ; - номенклатура дел. Исполнитель, у которого проставлена дата "документ направлен", но не указана дата "документ возвращен", считается текущим исполнителем. Режим "Корректировка резолюции" предназначен для работы со следующими реквизитами входящих и исходящих документов: - резолюция; - исполнители (список) . Остальные реквизиты служат справочной информацией и могут быть только прочитаны. В режиме имеют право работать те подразделения, для которых разрешен этот режим. Например, секретари начальников подразделений и т.д. Текст резолюции можно читать и корректировать. В режиме чтения можно посмотреть весь текст резолюции, при этом Фрагменты резолюции скомпонованы по исполнителям. В режиме корректировки предусмотрена возможность работы каждого исполнителя только со своим фрагментом. Список исполнителей составляется на основе справочника - классификатора, порядок исполнителей в списке назначается в соответствии с резолюцией и определяется номерами, проставленными в двух колонках рядом с Фамилией исполнителя. В первой колонке ставится номер для начальников подразделений, во второй колонке ставиться номер для исполнителя. Ответственным исполнителем считается исполнитель с номером "1-1". До появления исполнителя с номером "1-1" ответственным считается исполнитель с номером "1- ".
Выходными документами подсистемы являются: - регистрационная карточка документа; - распечатка резолюции документа; - распечатка истории переадресации документа; - распечатка ссылочных документов. Режим "Удаления/восстановления" позволяет удалить документ: - по номеру документа; - по диапазону дат. При выборе возможности "по диапазону дат" будет выдан список документов, зарегистрированных в этот период . Документ, который надо удалить, должен быть отмечен символом "*". Одновременно можно отметить несколько документов, подлежащих удалению. Удаление ссылок в документах происходит автоматически при удалении документа. Если документ был удален ошибочно, то в этом режиме можно убрать символ "*". Если символ "*" убирается у документа, то он становится доступен пользователю и восстанавливаются все ссылки к документу (станут опять доступны пользователю).
Назад в раздел |
|||||||||||||
|